Ah, le voyageur d’affaires. Ils sont privés de sommeil, en décalage horaire et se précipitent constamment pour faire des réunions, se maquiller ou passer un rasoir électrique sur leurs ombres de cinq heures à l’arrière des taxis.
Et même si les voyages d’affaires peuvent être frustrants, ce n’est pas obligatoire.
Les voyageurs d’affaires les plus avertis savent comment organiser chaque réunion en toute simplicité. Ils n’ont jamais l’air grondés, ridés ou aux yeux larmoyants.
Ils savent même comment passer un bon moment en visitant une nouvelle ville – et vous le pouvez aussi.
Réserver le bon hôtel est à la fois art et science
Si vous voyagez dans une ville pour la première fois, il est sage de rechercher des choses comme la facilité de marche et les situations de circulation aux heures de pointe.
Mais comme le trafic est hors de votre contrôle, faites de votre mieux pour le supprimer complètement de votre équation de planification. C’est important de réserver votre hébergement le plus près possible du bureau de votre client ou du centre de congrès.
Même si vous trouvez un hôtel moins cher ou avec de meilleurs équipements plus loin de votre destination, vous faites un compromis en termes de coût et de temps de voyage.
Vous ne savez pas à quoi ressemblera le trafic dans une nouvelle ville, donc le choix le plus intelligent est l’hôtel le plus proche de votre destination.
Il y a quelques erreurs de recrue qui peuvent créer des maux de tête majeurs pour les voyageurs d’affaires.
Si quelqu’un de votre entreprise réserve votre chambre, assurez-vous qu’il réserve au bon endroit. Partagez vos préférences et vos priorités avec l’adjointe administrative ou toute autre personne réservant votre chambre. Assurez-vous qu’ils savent aussi où se trouvent vos réunions.
Et s’ils réservent avec une carte qui n’est pas à votre nom, vérifiez auprès de l’hôtel à l’avance pour savoir si vous avez besoin d’un formulaire d’autorisation – et assurez-vous que tous les noms sont sur la chambre si vous voyagez avec un groupe!
Emballez comme un pro
Achetez autant de vêtements sans plis que possible. Si vous prévoyez de porter un costume ou un blazer à votre réunion client, portez la veste dans l’avion. Cela économisera de l’espace dans votre sac et empêchera votre veste de se froisser pendant le transport. Portez aussi vos chaussures les plus grandes et les plus volumineuses dans l’avion
Donnez-vous beaucoup de temps
Vous avez beaucoup à faire, alors vous voulez minimiser le temps de voyage en réservant un vol qui arrive juste à temps pour vous rendre à votre destination, n’est-ce pas ?
Faux.
Si vous avez une réunion tôt le matin, prenez l’avion la nuit précédente. Vous n’avez aucun contrôle sur les retards de vol, alors donnez-vous beaucoup de temps en voyageant la nuit précédente. Vous pouvez toujours faire le travail après votre arrivée, et vous pourriez même avoir le temps d’explorer un peu la ville aussi.
Une autre façon de maximiser votre temps et de minimiser le stress est d’éviter autant que possible les connexions. Obtenez des vols directs vers votre destination, s’ils sont disponibles.
Et une fois arrivé, ne faites pas l’erreur de sous-estimer le trafic. Si vous êtes dans une nouvelle ville et que vous ne connaissez pas la situation de la circulation, accordez-vous plus de temps pour vous rendre au bureau de votre client que vous ne le pensez. Il n’y a rien de pire que d’arriver tard!
La réservation de dernière minute peut être une bénédiction et une malédiction
Les voyages d’affaires de dernière minute sont impossibles à éviter, surtout si vous êtes dans un rôle de client. Réserver un hôtel à la dernière minute peut réellement vous aider à obtenir un séjour plus chic.
Les hôtels remettent souvent leur inventaire invendu (ce qui signifie des chambres vacantes) à la dernière minute pour essayer de minimiser les pertes. Donc, vous pouvez souvent obtenir une chambre plus agréable dans un hôtel plus chic pour beaucoup moins que ce que vous paieriez normalement pour une chambre comparable.
Mais il y a aussi un inconvénient à voyager à la dernière minute: votre vol sera beaucoup plus cher que si vous aviez réservé à l’avance. La leçon ici?
Réservez des vols le plus tôt possible et envisagez de réserver des chambres plus près de vos dates de voyage si votre entreprise vous le permet.
Divertissez avec style
L’une des meilleures parties des voyages d’affaires consiste à emmener les clients en ville pour le dîner (et peut-être quelques verres). Cela peut être un moment clé pour cimenter une relation de travail ou conclure un nouvel accord.
Il peut également s’agir d’un champ de mines potentiel si vous n’avez pas fait vos devoirs.
La première étape consiste à connaître vos options. Ce qui est essentiel, faites toujours une réservation. Il n’y a rien plus embarrassant que de sortir un client et de ne pas pouvoir obtenir une table.
Aussi, vous pouvez…
Demandez aux habitants de leurs endroits préférés. Parlez à vos barmen et serveurs de l’endroit où ils aiment aller. Demandez aussi au personnel de l’hôtel.
Vous pouvez vraiment impressionner un client en l’emmenant chez un favori local au lieu de simplement choisir l’endroit le plus chic de la ville.
Maintenant, votre prochain voyage d’affaires devrait être moins stressant, plus productif et peut-être même beaucoup plus amusant.
Nous vous laissons un dernier conseil: ne perdez pas vos reçus! Apportez un dossier et mettez chaque reçu dedans, et prenez une photo de chacun avec votre téléphone. Cela rendra votre prochain rapport de dépenses beaucoup moins pénible à remplir.
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